Mariko.K
増え続ける書類に「助けて！」
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すっきりした部屋で暮らしたいと思うとき、一番あつかいに困るのが書類です。書類の面倒なところは、自分の意志とは関係なく、どんどん外からやってきて増え続けてしまうこと。適当に見つくろったボックスなどにまとめて収納していても、すぐに溢れるくらいまで溜まってしまいます。
片付けても片付けてもきりがないことから、書類の整理整頓は後回しにしがちという方も多いでしょう。
こんな書類が溜まりやすい！
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お子さまのいる家庭で、一番貯まりやすい書類ナンバーワンといえば、やはり学校や園関係の書類です。提出期限のあるものは、ほかの書類の山に埋もれてしまったりすると大変。また給食だよりや遠足のお知らせ、今週の予定などいつも見えるところに置いておきたいものもよくあります。
ほかには領収書やレシートなど買い物関係の書類、郵便物なども溜まりやすく、気づくと「どこにしまったのかわからない」状態になりがちな書類です。
書類整理のコツは4ステップ
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「いろいろな書類の整理法を試したけれど、すぐにもとに戻ってしまう」という方でもご安心を。こちらでご紹介する書類整理のコツは、とてもシンプルな次の4ステップから成っています。
【1】外に出す
【2】仕分け
【3】分類
【4】収納
整理整頓でいちばん大事なことは、すっきりとした状態のまま維持できること。シンプルな方法なら、そのあとの維持も簡単です。それぞれのステップのポイントをご紹介していきます。
ステップ1：家中の書類を全員集合させる
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最初のステップは「現状把握」です。家中の書類をすべて出すことで、実際にどれくらいの書類があるのか全体量がわかります。バックや財布の中はもちろん、普段あまり開けない引き出しなどもしっかりチェックし、すべての書類を集合させましょう。
このステップには2つの目的があります。ひとつ目は、現状の書類の量を視覚的に把握すること。もうひとつは、思い切ってすべての書類を出すことで、中途半端な整理で終わらせない決意を持つことです。
ステップ2：思い切って素早く仕分け
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すべての書類を出し終わったら、次のステップは「今必要なもの」「不要なもの」の仕分けです。仕分けの際、いちいち時間をかけすぎてはいけません。書類をじっくり見て考えていると迷いが出て、どちらに仕分けすべきかわからなくなってしまいます。
基本的には「いる」「いらない」の二者択一ですが、15秒たっても分けられない書類は「保留」にしましょう。また書類の一部だけが必要な場合、いらない部分は「不要なもの」へ。郵便物であれば、封筒から出して中身だけ「いるもの」に入れ、封筒は「不要なもの」です。
仕分けが終わったら不要なものはただちに処分します。
「保留」書類のタイムリミットを決める
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ステップ2で「保留」にした書類は、少し注意が必要です。保留の書類は "もしかしたら必要になるかも" と感じるだけで、実際には一生使用しない可能性もあります。そのため「保留」としてとりあえずキープしている書類は、何もしなければ増加していく一方です。
これを防ぐにも「保留」の書類は、たとえば「1年後に再仕分け」「1年後には処分」などのタイムリミットとルールを決めておきましょう。
ステップ3：項目別に分類する
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書類の整理整頓で一番大切になるのは、見た目の美しさではなく、必要な書類が素早く取り出せることです。ステップ3では書類を項目別に分類しますが、あまり細かく分けると逆にわかりにくくなってしまいます。最初は少し大雑把すぎるくらいの分類のほうが、その後の維持も楽です。
どのような項目が必要になるのかは家庭によります。不便なときはあとで変更しても構わないため、気軽な気持ちで分類してみましょう。ちなみに筆者の場合は「夫・筆者・娘（学校）・家・取扱説明書・カタログ / パンフレット」の6項目に分類しています。
なお「クリアファイルが5つあるから5つの項目にしよう」など、収納グッズの数で無理に項目数を決めるのは避けてください。むしろ必要な項目数に合わせて収納グッズを用意しましょう。
ステップ4：書類の定位置を作り収納・保管する
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分類のあとは、いよいよ最後のステップ。書類を収納する方法と保管する場所を決めていきます。分類した書類の収納として便利なのは、クリアファイルとファイルボックスのセット使いです。書類をクリアファイルに入れることで、定期的な書類のチェック時にも見やすくなります。書類の角折れも心配ありません。
クリアファイルだけだと自立しないこともありますが、数冊まとめてファイルボックスにしまうと、棚などに入れても倒にくくなるでしょう。このときクリアファイルなどの収納グッズには、必ず外からわかるように項目のラベルをつけて、家族みんなで情報を共有します。
「VIP書類ファイル」と「一時保管箱」
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よく見る書類をついつい冷蔵庫の扉に貼ってしまい、気づいたら冷蔵庫が書類だらけ、なんて経験はありませんか？週に何回も見る書類を集めた「VIP書類ファイル」がひとつあれば、そんなことも起こらないでしょう。キッチンに吊り下げる、キッチンカウンターの隅に置くなど、使い勝手のいいファイルの置き場所を探してみてください。
もうひとつ作っておきたいのが「一時保管所」です。理想を言うなら、新しい書類はその都度「いる」「いらない」を判断し定位置に保管すること。しかし、ときには時間がない・翌日学校に提出するなど、収納場所にしまえないこともあります。そんなときは一時保管所として決めたファイル、箱、トレーなどに入れましょう。
デジタル保存を活用
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書類のなかには、必要になる場面は少ないものの「念のためにとっておきたい書類」があります。処分してしまうのはちょっと不安・残念というときは、デジタル保存の活用がおすすめです。スキャンしたりスマホで写真撮影したりして、デジタル化しましょう。
パソコン本体とGoolge drive・One driveなど、クラウドサービスの2カ所に保存すると安心です。万が一紙の書類の形で必要になっても簡単に印刷ができます。
整理整頓された状態をキープするには？
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整理整頓された状態をキープするには、毎日の習慣と定期的なメインテナンスが大切です。
・書類をファイルなどから出して使ったあとは、必ずもとの場所に戻す
・新しい書類が来たら仕分けし、定位置にしまう
この2つを普段から心がけておきましょう。毎日気をつけていても、リセットのための定期的なメインテナンスは必要です。「毎月1項目ずつ再仕分けする」「一時保管箱は1週間毎に空にする」など、メインテナンスのスケジュールも決めておきましょう。
日頃から整理することを心がけて
書類は溜まってしまうと、整理するのがおっくうになりがちです。日頃から整理することを心がけましょう。ご紹介した4ステップで一度整理したら、もう「あの書類はどこ？」なんて心配もありません。書類がすっきり整理された気持ちのいい部屋、ぜひキープを目指しましょう。
